1. Grundsätze
Alle hier beschriebenen Exporte stehen dem Operator während der Vertragslaufzeit jederzeit als Selbstbedienungsfunktion im Dashboard zur Verfügung. Für Exporte und für den Anbieterwechsel erhebt Activento keine gesonderten Entgelte (keine Wechselentgelte).
Die Exporte erfolgen in strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Formaten. Personenbezogene Daten in Exporten unterliegen der datenschutzrechtlichen Verantwortung des Operators als Verantwortlicher.
2. Exportierbare Datenkategorien und Formate
Die folgenden Kategorien können über die jeweiligen Export- und Downloadfunktionen im Dashboard abgerufen werden:
- Bestellungen und BuchungenFormate: CSV, XLSX
Vollständiger Export aller Bestell- und Buchungsdaten über den Bereich Import & Export im Dashboard, mit konfigurierbarer Feldauswahl über Exportvorlagen und Zeitraumfilter.
- KundendatenFormate: CSV, XLSX
Export der Kundendatenbank (Kontaktdaten, Buchungshistorie-Kennzahlen) über den Bereich Import & Export im Dashboard mit konfigurierbarer Feldauswahl.
- Rechnungen und StornorechnungenFormate: PDF; Buchungsdaten zusätzlich als DATEV-Export (EXTF) oder generisches Buchhaltungs-CSV
Einzeldownload je Dokument sowie monatliche Buchhaltungspakete (ZIP mit allen Dokumenten des Monats). Optional direkte Übergabe an Lexware Office.
- Tickets und KundendokumenteFormate: PDF
Erzeugte Tickets, Gutscheine, Belege und Angebote als PDF-Download.
- ProdukteFormate: JSON
Export einzelner Produkte als strukturierter JSON-Datensatz (inklusive Preisen, Kapazitäten und Einstellungen), geeignet für Sicherung und Re-Import.
- Termin- und TeilnehmerlistenFormate: CSV, XLSX, PDF
Manifeste und Teilnehmerlisten je Termin über die Termindetails.
- Partner- und Affiliate-StatistikenFormate: CSV, XLSX
Aggregierte Traffic- und Umsatzstatistiken des Reseller-/Affiliate-Bereichs über den Bereich Import & Export im Dashboard.
- Kassendaten (Kasse und Kassenbuch)Formate: ZIP (DSFinV-K bzw. RKSV-DEP), CSV
Kassendaten-Export je Zeitraum und Kassenabgleich als CSV über den Kassenbereich.
- Gutscheine und GeschenkkartenFormate: CSV, XLSX, PDF
Export aller Gutscheincodes mit Restguthaben über den Gutscheinbereich; Gutscheindokumente als PDF.
- Personal und LohnabrechnungFormate: CSV, XLSX
Lohnabrechnungs-Export je Mitarbeiterprofil über den Teambereich.
- Partner- und LieferantenabrechnungenFormate: CSV, PDF
Abrechnungen mit Vertriebspartnern und Dienstleistern als CSV und PDF über den jeweiligen Bereich.
- SteuerberichteFormate: CSV
Zusammenfassende Meldung (EU-Umsätze) über die Berichte der Buchhaltung.
3. Verfahren und Unterstützung
Die Exporte werden im Dashboard ohne Mitwirkung von Activento ausgelöst. Die meisten Dateien stehen sofort als Download bereit; monatliche Buchhaltungspakete werden im Hintergrund erstellt und erscheinen nach wenigen Minuten im Dashboard zum Download. Für größere Datenbestände können Exporte in mehreren Zeiträumen abgerufen werden.
Benötigt der Operator für einen Anbieterwechsel über die Exporte und das Gesamtarchiv nach Abschnitt 4 hinaus weitere maschinenlesbare Formate (z. B. einen zusammenhängenden JSON-Gesamtexport) oder Unterstützung bei der Übertragung, genügt eine Anfrage über die im Impressum genannten Kontaktwege. Activento unterstützt den Wechsel im Rahmen der gesetzlichen Pflichten aus der Verordnung (EU) 2023/2854.
4. Datenabruf nach Vertragsende
Nach Vertragsende bleibt der Zugang zum Konto für 30 Kalendertage in einem Nur-Lese-Modus bestehen. In dieser Zeit stehen sämtliche oben beschriebenen Exportfunktionen weiter zur Verfügung. Auf Verlangen des Operators verlängert Activento diesen Zeitraum einmalig um weitere 30 Kalendertage.
Zusätzlich kann der Inhaber in diesem Zeitraum im Bereich „Import & Export“ unter „Alle Daten herunterladen“ ein Gesamtarchiv erstellen. Es enthält als ZIP in mehreren Teilen alle Rechnungen, Stornorechnungen, Belege, Partnerabrechnungen und Tickets als PDF, die DSFinV-K-Pakete, Bestellungen, Buchungen und Kunden als CSV sowie die Personaldaten (Lohnsätze, Arbeitszeiten, Dienste, Abwesenheiten, Lohnabrechnungen). Das Archiv wird im Hintergrund erstellt, per E-Mail angekündigt und bleibt 14 Tage abrufbar.
Nach Ablauf des Abrufzeitraums werden die Daten des Operators gelöscht bzw. anonymisiert. Unterlagen, für die gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (insbesondere Rechnungen und Buchungsbelege), werden für die Dauer der gesetzlichen Fristen gesperrt aufbewahrt und anschließend gelöscht. Die Löschung wird auf Anforderung bestätigt.
Einzelheiten regeln die AGB (§ 18 Laufzeit, Kündigung und Vertragsende sowie § 19 Anbieterwechsel und Datenübertragbarkeit).